パソコンとスマホ

タブレット活用のペーパーレス会議

最近は会議で紙を使わない企業が増えています。こういった紙を使用しない会議をペーパーレス会議と言い、採用する企業が多いことの一番の理由は、コピー用紙などの経費削減に大きく繋がることです。世間一般でも最近では電子書籍など、従来の紙媒体が電子データに移行していく時代になっているため、こういったペーパーレス会議が一般化してきているのも、時代の流れなのでしょう。
多くの企業は経費削減のメリットばかりに目がいっていますが、重要なのは会議のためのデータを表示させる媒体です。ペーパーレス会議で最も活用されているのが、タブレットPCです。ノートパソコンよりもコンパクトで持ち運びがしやすいため、多くの企業が会議にタブレットPCを採用しています。データによる管理ならば必要な資料を集め、準備する手間を、ペーパーレスならば大幅に軽減できることも魅力です。タブレットの利点はそのコンパクトで持ち運びやすい点ですが、営業先でのプレゼンテーションなどでも活用でき、業績の向上につながります。
クラウドサーバーなども活用することで、更に低コストで効率の良いペーパーレス会議が実現できるサービスも多く、そういったクラウドサービスを活用することもこれからは必要です。

ペーパーレス会議の行方

時代は変わりつつあります。ペーパーレス会議は内容をパソコン入力するだけで、コピーなどの資料作成、資料を留めたり配ったりの時間と手間が大きく省けます。会議室に入ると、目の前にはパソコンがあり、誰もが同じ情報を共有できるのです。コピー代は浮くし、経費節減、仕事の能率も上がるでしょう。ただ問題点もあります。会議に参加する全員が使い方を知っていないと、せっかくのペーパーレス会議も意味を呈しません。紙使用に慣れている人には、新しく教育していくには時間がかかるかもしれません。又会社的にも費用がかかってしまいます。慣れてくるとこんな便利なシステムはないと思います。
先日刑事ドラマの裁判のシーンで、ペーパーレス裁判が行われているのを見ました。証拠などの映像を、被告人、検察、弁護士、裁判員が、一つのモニターを見るのではなく、目の前の机に置かれたモニターを見ていました。大きな会社や国の機関は早くにペーパーレス会議になるような気がします。停電時の対応や、地震が来たときの対応など、機械自体が作動しないと機能はストップしてしまいます。それでもペーパーレス会議に移行していくにはそう遠くないと思うし、移行したほうがごみ削減など自然にも優しくなるでしょう。

ペーパーレス会議のメリット

最近注目されているペーパーレス会議のシステムを導入して活用している企業は多く、利便性だけでなくコスト減なども注目されています。セキュリティ面での安心など多くのメリットがあります。
従来の会議は、資料を用意してデータや資料を紙に印刷して、情報を共有したりしていましたが、業務効率化やコスト削減のために紙を出来るだけ減らそうとする動きのことをペーパーレス会議といい多様化するデバイスにも対応しているので導入も簡単です。ペーパーレス会議は、コスト削減やCO2削減、業務効率化に課題がある場合にはとても有益です。
最近ではパソコンが仕事では欠かせないものとされている為に、必要な資料をパソコン画面で閲覧して確認する事も苦ではなくなっている傾向があります。ペーパーレス会議を実行するにあたって大事なことはサーバを介して会議資料を共有することになるので、セキュリティが万全である事が肝要です。外部転送や閲覧制限などを柔軟に行えるかどうかの確認は必要不可欠です。さらに会議中にメモなどの追加事項に対して対応出来るような環境作りが必要になります。ペーパーレス会議は行う上で会議に参加する全員の事を考えて準備をする事が大事です。


いろんな業務効率化方法はありますが、そのなかでも最近注目を集めているのがペーパーレス会議です。紙媒体を用いずに、クラウドを利用するのがいま主流のペーパーレス会議であり、こちらを取り入れている企業が増えています。時代に乗り遅れないためにも、いますぐに取り入れておきましょう。

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